Come tutti sanno, il backup non è altro che una copia di sicurezza dei file, un’attività che nell’era digitale è sempre più necessaria per fronteggiare i problemi legati alla sicurezza informatica e soprattutto per garantire la business continuity.

Tuttavia, in base alla mia esperienza e dopo aver parlato con decine di clienti, il backup è un’operazione presa molto spesso sottogamba. In molte realtà, viene eseguito occasionalmente e, i responsabili e stakeholder sono molte volte all’oscuro delle modalità e dei dispositivi utilizzati.

Il backup dovrebbe essere, invece, una procedura essenziale per ogni azienda che non vuole rischiare di subire ingenti danni e che sa dare il giusto valore ai propri dati aziendali.

Perché il backup è sempre una buona idea?

Quando si parla di dati aziendali, purtroppo si tende a semplificare in maniera astratta, pensando per lo più a qualche file o cartella presente sui pc dell’azienda.

Proviamo, allora, a concretizzare cosa includono i dati aziendali che è necessario tenere al sicuro: file e cartelle, certamente. Ma anche posta elettronica, la contabilità, tutto il materiale legato ai progetti in corso. E ancora: Il database del tuo CRM, il gestionale del magazzino, documenti, report, contatti che utilizzi ogni giorno per lavorare e che permette alla tua azienda di generare introiti.

Ora, prova a pensare cosa succederebbe se di colpo perdessi una parte o tutti i dati sopra menzionati? L’azienda, o almeno qualche funzione, sarebbe paralizzata, giusto?

Riesci a calcolare quanto può costarti un fermo dell’azienda e le operazioni per recuperare i dati indispensabili per ripartire?

No, è una stima molto difficile da fare. 

Ma la risposta è comunque una sola: ti costerebbe molto.

Il backup non è purtroppo sufficiente a ripartire, senza un vero e proprio disaster recovery plan, che prevede le procedure di ripristino, ma è sicuramente l’operazione base per permettere ai sistemi di tornare online.

Le principali cause di perdita dei dati

Se il furto o un evento sfortunato, come un incendio o un allagamento, ti sembrano ipotesi remote, sappi che le principali cause di perdita dei dati sono dovute a:

• Guasti: il PC, un server, la rete possono smettere di funzionare per numerosi motivi, a partire dall’usura.
• Errore umano: alcuni dati vengono cancellati per errore.
• Ransomware: alcuni virus sono programmati per infettare non solo il PC, ma anche tutta le rete e i dispositivi ad essa collegati. Da un minuto con l’altro, tutti i dati sono crittografati e inutilizzabili.

Il backup non risolve i problemi sopra descritti, ma nell’eventualità di un disastro IT, sapere di avere i propri dati al sicuro è la premessa indispensabile per ripartire nel più breve tempo possibile.

Come si esegue il backup: la regola del 3-2-1.

La regola del 3-2-1 riassume in maniera semplice come dovrebbe essere eseguito il backup, affinché il processo sia efficace e minimizzando il più possibile il rischio di perdita dei dati.

In sintesi la regola dice che è necessario eseguire il backup:

• 3 volte per lo stesso dato, in modo che le probabilità che il dato venga effettivamente perso o corrotto si riduca a 1 su un miliardo.
• su 2 dispositivi differenti: se una copia di perde, ce n’è sempre una di scorta.
• 1 dei dispositivi deve essere off-site, in modo da non essere coinvolto in caso di eventi come furti, incendi, guasti o eventi naturali.

I dispositivi per il backup: HD esterno, NAS e cloud.

Per eseguire il backup, si hanno a disposizione 3 strade.

La prima prevede una copia dei file eseguita manualmente su un Hard Disk esterno. Se da una parte l’operazione risulta abbastanza semplice e veloce, purtroppo risulta incompleta da un punto di vista procedurale e poco efficace per quanto riguarda l’ottimizzazione dell’archivio.

Soprattutto se la mole dei dati continua ad aumentare, è consigliabile configurare un NAS (Network Attached Storage). Un dispositivo che monta al suo interno dei dischi conservati in sicurezza e che possono garantire una maggiore durata nel tempo. I sistemi operativi dei NAS possono inoltre prevedere dei backup automatici e programmabili a seconda delle esigenze.

Il backup in cloud è invece la soluzione off site più comoda e sicura in assoluto: i dati vengono infatti salvati e conservati su un server esterno, con altissimi livelli di protezione.

Come gestire il backup in azienda: le regole base

Quando i dati da gestire cominciano a raggiungere volumi corposi, è importante avere un sistema di archiviazione del dato ordinato ed efficace per un eventuale operazione di ripristino.

Il mio primo consiglio è di evitare le operazioni manuali e di adottare il giusto software di backup in base alle esigenze della tua azienda. Il software deve verificare la corretta esecuzione del backup ed essere in grado di estrarre il file desiderato quando necessario.

Il secondo consiglio è di integrare la procedura di backup all’interno di un disaster recovery plan, senza dimenticare di monitorare il processo e di testare le procedure di ripristino.

Il terzo consiglio è più legato alla frequenza, su cui non esiste una regola valida per tutti. In generale, però, è consigliabile eseguire come minimo un backup giornaliero per tutti i dati considerati importanti ed essenziali per il buon funzionamento dell’azienda; backup settimanale per i dati da conservare in archivio, ma non essenziali al business; nessun backup per i file “inutili”, per i quali occorre programmare una pulizia periodica. Ovviamente dove ci sono dati in costante modifica, si pensi per esempio ad un database di fatturazione, noi prevediamo solitamente anche backup ogni 15 minuti !